10 tipů

V současné době většina společností hledá cestu, jak efektivně snížit provozní náklady. Odpověď není vůbec jednoduchá. Mzdy zaměstnanců se snižují velmi nešikovně a ostatní provozní náklady pak při letmém pohledu nepřináší požadovanou úroveň úspor. Jako jedna z největších nákladových položek, kterou můžeme ovlivnit, nakonec vždy zůstane kapitola vozového parku. Co s tím? Snížit počet vozidel? Omezit jízdy? Ale jak a na základě jakých dat? 

Proto je vhodným řešením výběr systému, který správu vozového parku pomůže automatizovat, zefektivnit a nalézt úspory hned v několika oblastech. Při hledání vám po zadání „elektronická kniha jízd“ vyhledávače jistě vygenerují desítky nabídek „jedinečného a komplexního řešení“, spoustu „leaderů na trhu“ a občas dokonce i zaručené garance úspor.

Základní otázkou je, co přesně od systému očekáváte. Problém je, že pokud pracujete v úplně jiném oboru, tak vlastně ani nevíte, co byste měli požadovat. Většina z nás by odpověděla, že přece knihu jízd. To je v pořádku. Nicméně dnes je potřeba mít k dispozici i mnoho dalších důležitých funkcí, které by měl dobrý systém obsahovat. Jak asi sami tušíte, jen samotná kniha jízd k maximálním úsporám nepovede. Dnešní systémy nabízí i další užitečné funkce, které sníží administrativu nebo v podstatě nahradí některé činnosti, které dnes ve firmě někdo musí dělat.

Držte se našeho desatera! Přinášíme vám první tři body, díky kterým neuděláte při rozhodování chybu.

1. Vždy vybírejte z více nabídek. Tato obecná rada zní velmi jednoduše a všichni se jí bez přemýšlení řídíme. Vyhodnocení jednotlivých nabídek však vyžaduje velkou pečlivost. Dejte si pozor, zda srovnáváte podobné vlastnosti systémů, abyste kvůli desetikoruně neměli o třídu horší systém, než byste mohli mít. Je to podobná situace, jako když si vybíráte nové auto a porovnáváte výbavu a kvalitu.
2. Dívejte se na počet instalací. Pokud vám počet instalací dodavatel nebude chtít sdělit, rovnou se s ním rozlučte. Určitě byste měli dát pozor na menší společnosti. Systém si pořizujete na mnoho let a stabilita dodavatelů, kteří nemají kvalitní portfolio zákazníků, nemusí být vždy dostatečná. Doporučením může být i to, že váš nový dodavatel operuje s více než 10 000 vozidly. To ve většině případů dává garanci, že bude na trhu stabilní teď i za pár let.
3. Nezapomeňte na dobrou poprodejní péči. Zjistěte si úroveň zákaznické péče. Všichni správní poskytovatelé těchto služeb mají vlastní zákaznické linky. V případě, že zjistíte, že vám bude dělat podporu stejný člověk, který vám systém nabízí, zvažte jinou cestu. Zákaznická podpora je u systémů elektronické evidence jízd klíčová. Bezplatná zelená linka je výhodou a projevem serióznosti vašeho dodavatele.
4. Profesionální instalace. Prověřte si, kdo vám bude montovat zařízení do vozidla. Někteří poskytovatelé řeší problematiku montáží GPS jednotek tak, že si najmou externí techniky, kteří potom montáž provedou. V takové situaci buďte obezřetní ohledně způsobu montáže. Ve většině případů provádějí technici montáž jen jako jednorázovou zakázku bez toho, aby jim záleželo, jak bude v budoucnu systém fungovat. Pokud má váš dodavatel vlastní techniky, máte jistotu, že vše bude pod kontrolou.
5. GPS jednotka. Věnujte pozornost dodanému hardwaru, zejména GPS jednotkám. Stejně jako si vybíráte domů elektroniku, dejte pozor, aby i váš dodavatel pracoval se zařízeními, které splňují evropské normy. Ideálním případem je, když jsou GPS jednotky vyráběny v rámci EU, kdy máte velkou jistotu, že mají certifikát pro použití ve vozidle. Předejdete tak případným problémům s poškozením vozidla. Určitě by vás měly varovat nepřiměřeně levné výrobky od neprověřených prodejců a bez evropské homologace.
6. Kompatibilita sběrnice vozidel. Ověřte si, zda váš dodavatel načítá pro vaše vozidla informace ze sběrnice vozidla CAN (osobní a dodávková vozidla) nebo FMS (nákladní vozidla a stroje). Připravte si seznam vozidel s názvem modelu a rokem výroby a tento si u vašeho dodavatele potvrďte. V případě, že GPS jednotku nelze připojit ke sběrnici vozidla, musíte se spokojit s velmi omezenými informacemi, které lze z vozidla získat. Počet ujetých km v knize jízd nesouhlasí se skutečností ve vozidle, není možné analyzovat PHM a mnoho dalších důležitých analýz nemůže fungovat právě z důvodu absence těch správných údajů.

Zaměřte se ještě na jednu důležitou věc. Prověřte si, zda se váš dodavatel připojuje na sběrnici kontaktně či bezkontaktně. Pokud umožňuje bezkontaktní čtení, určitě to využijte, neboť tím v budoucnu můžete předejít problémům s elektronikou vozidla. Přestože se tento doplněk nabízí většinou s příplatkem, jeho pořízení doporučujeme. Jedná se o investici v řádu několika stokorun, která vám může v budoucnu ochránit mnohem větší hodnotu.

7. Nezapomeňte na CNG a elektromobily. Pokud využíváte vozidla s CNG pohonem nebo dokonce již elektromobily či o nich do budoucna uvažujete, ujistěte se, že váš dodavatel umožňuje sledovat obě řešení nezávisle. V opačném případě ztrácíte přehled o nákladech na jednotlivé druhy pohonu a nebude možné provádět analýzy. U elektromobilů pak musíte mít jednoznačně k dispozici informace o stavu akumulátorů, stavu nabíjení a spotřeby.
8. A co palivové sondy? V případě, že provozujete nákladní vozidla, pracovní či lesní stroje nebo zemědělskou techniku a chcete mít pod kontrolou PHM i v případě, že je vozidlo vypnuto, bude pro vás jednou z možností instalace externích palivových sond. Určitě si nechte doložit nějakou referenci, kde již váš dodavatel má palivové sondy instalovány. Dávejte si pozor na dodavatele, kteří palivové sondy instalují jen okrajově nebo vůbec. Realizace tomu může odpovídat a budete nemile překvapeni nefunkčností. Jedná se o relativně složitý systém, který, aby správně fungoval, musí být dobře nainstalován. Jinak jsou výsledky velmi nepřesné a tedy nepoužitelné.
9. Vyžadujte mobilní aplikace. V dnešní době je již standardem, že systém má i svoji mobilní verzi. Mobilní aplikace musí podporovat alespoň základní informace, jako je seznam vozidel, jejich aktuální polohy, knihu jízd, plánované úkoly a události (alerty). Určitě se na aplikaci podívejte. Nestojí to peníze a za pár minut zjistíte, jestli alespoň tyto základní funkce obsahuje.
10. Prostudujte si cenové a záruční podmínky. Všichni významní provozovatelé na českém trhu mají podobný obchodní model. Zákazník si koupí GPS jednotku a platí určitý paušální poplatek, ať již měsíční, kvartální, půlroční nebo roční. Srovnání jednotlivých dodavatelů v cenové úrovni si tedy můžete udělat rychle a jednoduše. Věnujte však pozornost skrytým poplatkům, např. za SIM kartu, za servisní poplatky, za software a tak dále. Nechte si připravit vždy nabídku na jeden paušál, který zahrnuje vše. Dále si určitě srovnejte záruku na dodané GPS jednotky. Zde jsou na trhu velké rozdíly a jistě nechcete platit novou jednotku třeba už po 2 letech provozu. Někteří dodavatelé mají záruku na GPS jednotky po celou dobu platnosti smlouvy. V tomto případě máte vyhráno a nebudete muset dát ani korunu za náklad na servis GPS jednotek.

V poslední době se na trhu vyskytl nový trend. Jednotky si vůbec nekupujete, ale dostanete je do pronájmu. Jaké jsou jeho výhody? Odpadá počáteční investice, platíte pouze pronájem jednotky jako součást paušálu, a navíc vždy získáte záruku po celou dobu pronájmu. Pokud toto váš dodavatel nabízí, určitě toho využijte. Nejen, že se jedná o nejlevnější provoz elektronické knihy jízd na trhu, navíc na vašem vozovém parku spoříte hned od prvního měsíce používání systému.

Přejeme vám šťastnou ruku při výběru dodavatele a z mnohaleté zkušenosti přidáme jednu radu: vždy se řiďte vlastním rozumem a nehledejte v i tak technologicky složitém systému, jakým bezesporu elektronická kniha jízd je, velkou vědu.

Když se budete řídit naším desaterem, tak neuděláte chybu.